Je vergadering is geen advertentieprofiel.

Wie is waarvoor verantwoordelijk?

Meeting Notes wordt geleverd door Newtech Studio B.V.. Bij zakelijk gebruik bepaalt je organisatie waarom en hoe een vergadering wordt verwerkt. Je organisatie is dan doorgaans verwerkingsverantwoordelijke en Newtech Studio B.V. verwerker. Voor onze eigen beveiliging, ondersteuning en dienstadministratie kunnen we zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke zijn.

Welke gegevens verwerken we?

• Account en toegang: werkmailadres, Microsoft Entra-identificatoren, organisatie, rol en toegangsstatus.
• Vergadering: titel, datum, taal, audio, transcriptie, tijdcodes, sprekerlabels en namen.
• Verslag: gegenereerde verslagen, gekozen template, extra instructies, revisies en het gesprek waarmee je een verslag corrigeert.
• Optioneel stemprofiel: een stemembedding en bewijs van uitdrukkelijke toestemming, alleen wanneer je organisatie deze functie heeft ingeschakeld.
• Beveiliging en werking: auditgebeurtenissen, tijdstippen, betrokken account, doelobject, mogelijk IP-adres en technische fout- en prestatiegegevens.

De mobiele app gebruikt de microfoon alleen nadat je toestemming hebt gegeven. Entra-tokens worden lokaal in de beveiligde opslag van iOS of Android bewaard. De app vraagt je vóór een opname te bevestigen dat deelnemers zijn geïnformeerd.

Waarom verwerken we deze gegevens?

We gebruiken de gegevens om je aan te melden, een opname te uploaden, sprekers te onderscheiden, transcripties en verslagen te maken, resultaten te delen, bewaartermijnen uit te voeren, misbruik te voorkomen en ondersteuning te bieden. De grondslag volgt doorgaans uit de overeenkomst en instructies van je organisatie. Voor beveiliging en wettelijke administratie kan een gerechtvaardigd of wettelijk belang gelden. Een stemprofiel wordt uitsluitend op basis van uitdrukkelijke toestemming gebruikt; die toestemming kun je intrekken.

Waar staan de gegevens en wie helpt ons?

De inhoudelijke productieomgeving gebruikt Microsoft Azure voor identiteit, rekenkracht, opslag, spraakherkenning, AI en telemetrie. Microsoft Ireland Operations Ltd. is daarvoor de voornaamste subverwerker. Account- en vergaderinhoud wordt in de geconfigureerde EU/EFTA Data Boundary verwerkt.

Apple, Google en Expo kunnen bij installatie, distributie en technische app-updates beperkte apparaat- en verzoekgegevens verwerken volgens hun eigen voorwaarden. Via die kanalen sturen we niet bewust je audio, transcriptie of verslag mee.

Hoe lang bewaren we gegevens?

Je organisatie kan kortere of langere inhoudstermijnen instellen. Stemprofielen blijven staan totdat toestemming wordt ingetrokken. Databaseback-ups kunnen maximaal 14 dagen en verwijderde blobs maximaal 7 dagen in herstelvoorzieningen blijven voordat ze automatisch vervallen.

Hoe beschermen we gegevens?

Verkeer is versleuteld met TLS en opslag is versleuteld. Diensten gebruiken waar mogelijk beheerde identiteiten en beperkte rollen. Tijdelijke upload- en downloadlinks verlopen snel. Toegang is tenantgebonden en lees-, schrijf- en verwijderacties worden geaudit.

Jouw rechten

Je kunt vragen om inzage, correctie, verwijdering, beperking of overdracht van je gegevens en bezwaar maken waar dat recht geldt. Omdat je organisatie vaak de verantwoordelijke is, stemmen we een verzoek zo nodig met haar af. Lees de concrete stappen bij account en gegevens verwijderen of mail privacy@meeting-notes.eu. Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens of je lokale toezichthouder.